Jeder wiederkehrende Handgriff ist ein Kandidat.
Angebote erstellen, Termine koordinieren, Daten übertragen, nachfassen, erinnern, melden: Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit im Mittelstand geht für Tätigkeiten drauf, die einer festen Regel folgen. Genau diese Tätigkeiten bauen wir als Workflow, der rund um die Uhr läuft.
Die teuerste Arbeit ist die, die niemand bucht.
Kein Unternehmen führt Buch darüber, wie viel Zeit für Übertragen, Erinnern und Nachfragen draufgeht. Sichtbar wird es erst, wenn man es zählt: meist ein bis zwei Arbeitstage pro Woche und Mitarbeiter im Innendienst.
Der Vorgang heute
- Anfrage kommt per Mail, wird gelesen, später erfasst
- Erfassung Daten aus der Mail ins CRM getippt
- Angebot Vorlage kopiert, Positionen angepasst, geprüft
- Versand manuell, wenn jemand Zeit hat
- Nachfassen wenn es jemand auf die Liste geschrieben hat
- Reaktion Stunden bis Tage
Der Vorgang danach
- Anfrage wird erkannt und automatisch angelegt
- Erfassung Daten übernommen, Dubletten geprüft
- Angebot aus Regelwerk erzeugt, zur Freigabe vorgelegt
- Versand nach Freigabe sofort, mit Nachverfolgung
- Nachfassen fester Rhythmus, automatisch ausgelöst
- Reaktion Minuten, auch nachts und am Wochenende
Was sich in fast jedem Betrieb automatisieren lässt.
Die Auswahl folgt einer einfachen Rechnung: Häufigkeit mal Zeitaufwand, gewichtet mit der Fehleranfälligkeit.
Anfragen
Erfassung aus Mail, Formular und Portal, Anlage im CRM, Zuweisung nach Region oder Thema, Eingangsbestätigung
Reaktionszeit von Stunden auf MinutenAngebote
Erzeugung aus Vorlagen und Preisregeln, Freigabe, Versand, Erinnerung, Statusmeldung an den Vertrieb
Angebotserstellung von Stunden auf MinutenTermine
Buchungsstrecke, Kalenderabgleich, Bestätigung, Erinnerung per Mail und SMS, Reaktivierung bei Absage
Deutlich weniger nicht wahrgenommene TermineNachfassen
Fester Rhythmus über mehrere Kanäle, bis Reaktion oder Abbruchkriterium erreicht ist
Kein Vorgang bleibt unbearbeitet liegenRechnungen
Erstellung nach Leistungsfreigabe, Versand, Zahlungsabgleich, Mahnstufen
Kürzere Zeit bis zum ZahlungseingangOnboarding
Aufgabenketten für neue Kunden oder Mitarbeiter: Unterlagen, Zugänge, Termine, Checklisten
Gleiche Qualität unabhängig von der PersonBerichte
Automatische Zusammenstellung und Versand von Tages-, Wochen- und Monatszahlen
Zahlen liegen vor, bevor jemand danach fragtDatenpflege
Abgleich zwischen Systemen, Dublettenprüfung, Statusaktualisierung, Archivierung
Dauerhaft konsistente Daten ohne NacharbeitErst rechnen, dann bauen.
Jeder Workflow bekommt vor dem Bau eine Zahl: Wie oft läuft er, wie viel Zeit spart er, was kostet er im Betrieb.
Erfassen
Alle wiederkehrenden Tätigkeiten sammeln, mit Häufigkeit und Zeitaufwand bewerten.
Priorisieren
Nach eingesparter Zeit und Umsetzungsaufwand sortieren. Der beste Fall zuerst.
Bauen und testen
Workflow aufsetzen, mit echten Daten testen, Ausnahmen und Rückfallebene definieren.
Läuft
Produktivbetrieb mit Protokoll, Fehlermeldung und monatlicher Auswertung.
Was wir bewusst nicht automatisieren.
Nicht jede Aufgabe gehört in einen Workflow. Diese drei Regeln gelten bei uns ohne Ausnahme.
Keine Entscheidung ohne Regel
Automatisiert wird nur, was einer eindeutigen Regel folgt. Ermessensentscheidungen bleiben bei Menschen, mit vorbereiteter Entscheidungsgrundlage.
Kein Kundenkontakt ohne Absender
Automatisierte Nachrichten sind als solche erkennbar und haben einen echten Ansprechpartner. Nichts täuscht persönliche Kommunikation vor.
Keine Blackbox
Jeder Lauf wird protokolliert und ist nachvollziehbar. Was nicht überprüfbar ist, geht bei uns nicht in den Produktivbetrieb.
Automatisierung setzt saubere Daten voraus. Fehlt die Grundlage, beginnen wir bei den Daten und bei den Abläufen, die den Vorgang definieren.
Welche Aufgabe macht Ihr Team jede Woche neu?
Nennen Sie uns drei wiederkehrende Tätigkeiten. Wir rechnen Ihnen vor, was deren Automatisierung einspart, und sagen ehrlich, welche sich nicht lohnt.
30 Minuten GesprächKostenfrei und unverbindlich
Antwort in einem WerktagPersönlich, kein Automat
Ehrliche EinschätzungPasst es nicht, sagen wir es
Welche Aufgabe macht Ihr Team jede Woche neu?
Nennen Sie uns drei wiederkehrende Tätigkeiten. Wir rechnen Ihnen vor, was deren Automatisierung einspart, und sagen ehrlich, welche sich nicht lohnt.