Angebote erstellen, Termine koordinieren, Daten übertragen, nachfassen, erinnern, melden: Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit im Mittelstand geht für Tätigkeiten drauf, die einer festen Regel folgen. Genau diese Tätigkeiten bauen wir als Workflow, der rund um die Uhr läuft.
Kein Unternehmen führt Buch darüber, wie viel Zeit für Übertragen, Erinnern und Nachfragen draufgeht. Sichtbar wird es erst, wenn man es zählt: meist ein bis zwei Arbeitstage pro Woche und Mitarbeiter im Innendienst.
Die Auswahl folgt einer einfachen Rechnung: Häufigkeit mal Zeitaufwand, gewichtet mit der Fehleranfälligkeit.
| Bereich | Automatisierter Ablauf | Typische Wirkung |
|---|---|---|
| Anfragen | Erfassung aus Mail, Formular und Portal, Anlage im CRM, Zuweisung nach Region oder Thema, Eingangsbestätigung | Reaktionszeit von Stunden auf Minuten |
| Angebote | Erzeugung aus Vorlagen und Preisregeln, Freigabe, Versand, Erinnerung, Statusmeldung an den Vertrieb | Angebotserstellung von Stunden auf Minuten |
| Termine | Buchungsstrecke, Kalenderabgleich, Bestätigung, Erinnerung per Mail und SMS, Reaktivierung bei Absage | Deutlich weniger nicht wahrgenommene Termine |
| Nachfassen | Fester Rhythmus über mehrere Kanäle, bis Reaktion oder Abbruchkriterium erreicht ist | Kein Vorgang bleibt unbearbeitet liegen |
| Rechnungen | Erstellung nach Leistungsfreigabe, Versand, Zahlungsabgleich, Mahnstufen | Kürzere Zeit bis zum Zahlungseingang |
| Onboarding | Aufgabenketten für neue Kunden oder Mitarbeiter: Unterlagen, Zugänge, Termine, Checklisten | Gleiche Qualität unabhängig von der Person |
| Berichte | Automatische Zusammenstellung und Versand von Tages-, Wochen- und Monatszahlen | Zahlen liegen vor, bevor jemand danach fragt |
| Datenpflege | Abgleich zwischen Systemen, Dublettenprüfung, Statusaktualisierung, Archivierung | Dauerhaft konsistente Daten ohne Nacharbeit |
Jeder Workflow bekommt vor dem Bau eine Zahl: Wie oft läuft er, wie viel Zeit spart er, was kostet er im Betrieb.
Alle wiederkehrenden Tätigkeiten sammeln, mit Häufigkeit und Zeitaufwand bewerten.
Nach eingesparter Zeit und Umsetzungsaufwand sortieren. Der beste Fall zuerst.
Workflow aufsetzen, mit echten Daten testen, Ausnahmen und Rückfallebene definieren.
Produktivbetrieb mit Protokoll, Fehlermeldung und monatlicher Auswertung.
Nicht jede Aufgabe gehört in einen Workflow. Diese drei Regeln gelten bei uns ohne Ausnahme.
Automatisiert wird nur, was einer eindeutigen Regel folgt. Ermessensentscheidungen bleiben bei Menschen, mit vorbereiteter Entscheidungsgrundlage.
Automatisierte Nachrichten sind als solche erkennbar und haben einen echten Ansprechpartner. Nichts täuscht persönliche Kommunikation vor.
Jeder Lauf wird protokolliert und ist nachvollziehbar. Was nicht überprüfbar ist, geht bei uns nicht in den Produktivbetrieb.
Automatisierung setzt saubere Daten voraus. Fehlt die Grundlage, beginnen wir bei der Digitalisierung und bei den Prozessen, die den Ablauf definieren.
Deshalb liegt alles in einer Hand und jede Säule steht auf demselben Fundament.
30 Minuten über Ihre wiederkehrenden Abläufe. Am Ende steht eine Liste der drei Workflows, die bei Ihnen am schnellsten Wirkung zeigen, mit geschätztem Zeitgewinn.
